Digwyddiadau’r MPTS a chyfathrebu cyffredinol

Rydym yn dal cofnodion cofrestru a phresenoldeb yn nigwyddiadau’r MPTS. Mae gennym wybodaeth am gofrestru a phresenoldeb er mwyn i ni allu cysylltu â mynychwyr am eu digwyddiad. Rydym hefyd yn cadw gwybodaeth er mwyn i ni allu gwirio presenoldeb blaenorol a chynllunio ar gyfer digwyddiadau yn y dyfodol. Rydym hefyd yn gofyn am ofynion dietegol a mynediad lle bo angen er mwyn i ni allu cynllunio'r digwyddiad.

Rydym yn dal gwybodaeth am y rhai sy’n bresennol yn nigwyddiadau’r MPTS. Gall hyn gynnwys enw, manylion cyflogaeth, manylion cyswllt, ac unrhyw ofynion dietegol a hygyrchedd. Mae’n bosibl hefyd y byddwn ni’n recordio digwyddiadau at ddibenion ansawdd a hyfforddiant.

Pan fyddwch yn cysylltu â’n Desg Gwasanaeth neu ein Canolfan Gyswllt IS, rydym yn labelu eich gohebiaeth yn awtomatig i weld pam eich bod wedi cysylltu. Rydym yn defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI) i’n helpu gyda hyn. Rydym yn defnyddio’r labeli hyn ynghyd â dadansoddiad o’ch neges i’n helpu i ddewis samplau i’w hadolygu. Yna mae’r rhain yn cael eu gwirio gan aelod o’n staff am ansawdd, hyfforddiant neu fonitro.  

Mae ein system rheoli dirprwyon yn cael ei rhedeg gan drydydd parti sy’n gweithredu dan gontract i’r GMC, ac mae ganddynt fynediad at y data hwn pan fo angen iddynt wneud hynny. 

Rydym yn defnyddio ffurflenni gwe, e-bost, swyddogaeth sgwrsio a negeseuon ac yn recordio galwadau i gefnogi ein swyddogaethau rheoleiddio neu ein buddiannau cyfreithlon. Rydym yn cadw’r wybodaeth hon er mwyn ymateb i ymholiadau neu geisiadau am wybodaeth ac i wella profiad y defnyddwyr. Os ydych chi wedi rhoi eich enw a’ch manylion cyswllt wrth ryngweithio â ni ar gyfer ymholiad cyffredinol neu ymholiad gwybodaeth, efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i ymateb i chi.

Mae gennym wybodaeth y mae defnyddwyr wedi’i rhoi i ni wrth lenwi ffurflenni gwe neu wrth ryngweithio â ni gan ddefnyddio’r dulliau cysylltu sydd ar gael gan gynnwys sgwrsio, negeseuon, galwadau neu e-bost. Gall hyn gynnwys unrhyw beth a roddir i ni gan ddefnyddio’r dulliau hyn, ond fel arfer bydd yn cynnwys enw, manylion cyswllt, ceisiadau am wybodaeth neu adborth am ein gwefannau a’n dulliau rhyngweithio.

Nid ydym yn rhannu gohebiaeth gyffredinol a gawn fel mater o drefn ond gallwn wneud hynny os yw’r prosesu’n dod o dan un o’r adrannau eraill yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Er enghraifft, os yw’r ohebiaeth gyffredinol yn codi pryder sy’n ymwneud â diogelu neu bryderon ynghylch addasrwydd i ymarfer meddyg, cydymaith meddyg neu gydymaith anaesthesia.

Fel rheoleiddiwr mawr ac awdurdod cyhoeddus, rydym yn aml yn cael ein trafod yn gyhoeddus. Rydym yn credu ei bod hi'n bwysig cael yr wybodaeth ddiweddaraf am yr hyn mae'r cyhoedd yn ei ddweud am ein gwaith ar gyfryngau cymdeithasol, ar y rhyngrwyd ac yn y cyfryngau'n gyffredinol. Rydym hefyd yn credu ei bod yn ffordd ddefnyddiol o ymgysylltu â'n rhanddeiliaid a'n cwsmeriaid am ein gwaith.

Rydym yn gweithredu cyfrifon ar nifer o sianeli cyfryngau cymdeithasol cyhoeddus. Gall pobl gysylltu â ni a gwneud ymholiadau drwy rai o'r sianeli cyfryngau hyn. Rydym yn defnyddio'r cyfrifon hyn i weld beth y mae pobl yn ei ddweud amdanom ni a'r sector gofal iechyd yn gyffredinol. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio'r cyfrifon hyn i ateb ceisiadau neu ymholiadau a gyflwynir drwy'r sianeli hyn.

O bryd i'w gilydd, efallai y byddwn yn cael gwybod am bryder ynghylch addasrwydd rhywun i ymarfer drwy'r cyfryngau cymdeithasol. Byddwn yn cyfeirio unrhyw bryderon ynghylch addasrwydd i ymarfer ar gyfer ymchwiliad lle bo hynny'n briodol, ond nid ydym yn monitro'r safleoedd hyn i gael yr wybodaeth hon. 

Mewn rhai achosion, gall gwybodaeth a wneir yn gyhoeddus, neu farn a fynegir ar gyfryngau cymdeithasol fod yn berthnasol i'n hymchwiliadau i addasrwydd unigolyn i ymarfer. Byddwn yn prosesu data personol o'r cyfryngau cymdeithasol pan fydd yn rhan o'r dystiolaeth ar gyfer ein hymchwiliadau neu pan fydd yn berthnasol fel arall i'n hymchwiliadau neu ein swyddogaethau rheoleiddio.

Cedwir cofnodion trefnu gwrandawiadau i reoli presenoldeb y tribiwnlys, cynrychiolwyr cyfreithiol, staff yr MPTS, tystion ac unrhyw arsylwyr swyddogol.

Mae'n ofyniad statudol i gofnodi pob achos (boed hynny ar-lein neu wyneb yn wyneb). Bydd y tribiwnlys yn hysbysu cyfranogwyr bod y gwrandawiad yn cael ei recordio a'r rheswm dros wneud hynny. Mae eich data personol yn cael ei brosesu gan gyflenwyr dan gontract sy'n darparu'r systemau hyn.

Mae cofnodion trefnu gwrandawiadau yn cynnwys enw, manylion cyswllt a pherthynas unigolyn â'r gwrandawiad (e.e. cynrychiolydd cyfreithiol).

Rydym yn cadw recordiadau o wrandawiadau am gyfnod o 7 mlynedd, ac ar yr adeg honno maent yn cael eu dileu'n barhaol. 

Cynhyrchir trawsgrifiadau ar gais (efallai y codir ffi), a byddwn yn cadw copi gair am air yn ogystal â fersiwn wedi'i golygu, lle bo angen.

Dim ond ar gais y cynhyrchir trawsgrifiadau gwrandawiadau ac mae'r cynnwys yn seiliedig ar berthynas yr unigolyn, os o gwbl, â'r gwrandawiad. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am sut i wneud cais am drawsgrifiad o wrandawiad (Saesneg yn unig). Bydd materion sy'n cael eu hystyried mewn sesiwn breifat neu sydd fel arall o natur gyfrinachol, bersonol neu sensitif yn cael eu heithrio lle bo angen.

Pan ofynnir am drawsgrifiad, mae ffeiliau recordiadau’r tribiwnlys yn cael eu rhannu â'n cwmni trawsgrifio dan gontract i gynhyrchu trawsgrifiadau. Nid ydym yn datgelu copïau o'r recordiadau i'r sawl sy'n gofyn amdanynt.

Mae ymwadiad cyfreithiol yn cyd-fynd â phob trawsgrifiad a ddatgelir ynghylch hawl y sawl sy'n gwneud y cais, os oes hawl o gwbl, i rannu'r cynnwys ag eraill. Mae tudalen flaen pob diwrnod o'r trawsgrifiad yn cynnwys hysbysiad cyfreithiol sydd hefyd yn datgan hawl y sawl sy'n gwneud y cais, os oes hawl o gwbl, i rannu'r cynnwys ag eraill. Mae hefyd yn cynghori bod yn rhaid i'r sawl sy'n gwneud y cais a'r unigolion y gallant rannu'r cynnwys â nhw ofalu eu bod yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), fel y bo'n berthnasol.